Wie ist das Vier-Augen-Prinzip bei Direktaufträgen umzusetzen?
Ziel des Vier-Augen-Prinzips ist, die Wirtschaftlichkeit und Plausibilität des Preises zu kontrollieren. Bei Auftragswert über 20.000 Euro zudem die Durchführung eines Preisvergleichs zu kontrollieren. Teilweise wird das Vier-Augen-Prinzip bereits im digitalen Bestellworkflow berücksichtigt.
Das Vier-Augen-Prinzip bedeutet nicht, dass zwei Personen gemeinsam recherchieren müssen. Beschaffungsvorbereitung und Kontrolle kann getrennt erfolgen.
Beispielhafte Ausgestaltung des Vier-Augen-Prinzips:
Die Übersicht dient nur als Vorschlag. Der öffentliche Auftraggeber hat das Vier-Augen-Prinzip angemessen in seine Prozesse zu integrieren.
Person 1:
- Ermittlung und Darstellung des Beschaffungsbedarf
- Prüfung ob Direktauftrag zulässig
- Prüfung welche Haushaltsmittel vorliegen
- Über 20.000 Euro:
Durchführung eines Preisvergleichs (3 Vergleichspreise) - Über 20.000 Euro – Beleg der Tariftreue vorhanden?
Bau: PQ-Tarif (bis 24.12.26 Verpflichtungserklärung)
Liefer-/Dienstleistung: Verpflichtungserklärung
- Auswahl des Anbieters
- Bei wiederholter Beauftragung: Begründung
- Dokumentation aller Schritte
Person 2:
Kontrolle anhand der Dokumentation:
- Besteht Beschaffungsbedarf?
- Zulässigkeit Direktauftrag?
- Liegen Haushaltsmittel vor?
- Über 20.000 Euro: Preisvergleich durchgeführt? Preise vergleichbar?
- Wurde ein angemessenes/wirtschaftliches Angebot ausgewählt?
- Ist Auswahl nachvollziehbar dokumentiert?
- Über: 20.000 Euro: Auswahl hat Tariftreue belegt?
Dann Freigabe: Mitzeichnung, digitale Freigabe oder Prüfvermerk
Wie wird Wirtschaftlichkeit und Vier-Augen-Prinzip beim Direktauftrag bis 20.000 € nachgewiesen?
Das Anfragen von Vergleichspreise ist erst über 20.000 Euro erforderlich. Es genügt eine Plausibilitätsprüfung und die Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips.
Siehe auch: Beispielhafte Ausgestaltung des Vier-Augen-Prinzips.
Wie wird Wirtschaftlichkeit und Vier-Augen-Prinzip einzuhalten beispielsweise bei der Beschaffung von einem Sack Zement für 5,- €?
Das Anfragen von Vergleichspreise ist erst über 20.000 Euro erforderlich. Es genügt eine Plausibilitätsprüfung und die Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips. Beispielsweise durch das Gegenzeichnen der Rechnung als sachlich und rechnerisch richtig durch einen Kollegen oder Vorgesetzten.
Ist unterhalb von 100.000€ (LuD) und 750.000€ (Bau) eine Preisabfrage per E-Mail ausreichend? Gibt es bestimmte Formulare für eine Preisabfrage?
Preisanfragen per E-Mail sind ausreichend. Es ist aber darauf zu achten, dass die Leistung so angefragt wird, dass die Preise auch vergleichbar sind. Es gibt hierzu keine Formulare, d.h. den Unternehmen steht es frei, wie sie ihr Angebot darstellen.
Müssen die drei Vergleichspreise in ihrer Art identisch sein, oder kann z.B. auch ein schriftliches Angebot mit 2 Katalogpreisen verglichen werden?
Nein, es müssen nicht Preise gleicher Art sein. Es ist aber zu prüfen, ob die Preise vergleichbar sind.
Ist es zulässig ein Angebot, einmal die Preise aus dem Standartleistungsverzeichnis und einmal ein bepreistes Angebot mit KI zu verwenden?
Das Standartleistungsverzeichnis enthält Orientierungs- und Durchschnittswerte, die an die wirtschaftliche Entwicklung angepasst werden. Hier ist auf den Stand der Preise zu achten und feststellen zu können, ob diese überhaupt noch den aktuellen Preisen entsprechen können und eine Vergleichbarkeit möglich ist.
Bei Nutzung eines KI-Angebots sind dessen Quellen zu prüfen und zu dokumentieren, um Vergleichbarkeit und Richtigkeit nachzuweisen.
Das Angebot muss nicht unbedingt das günstigste sein. Es genügt, wenn es in diesen Rahmen passt.
Muss bei Preiseinholung unter 20.000€ der günstigste genommen werden?
Nein, es muss dokumentiert werden, dass das gewählte Angebot wirtschaftlich ist. Mit Begründung, warum man sich für diesen Anbieter entschieden hat.
Darf ich beim Direktauftrag über 20.000€ drei Angebote einholen? Oder ist das dann eine Freihändige Vergabe?
Man kann formlos drei Preise anfragen, dies muss auch zeitlich nicht gleichzeitig erfolgen. Wichtig ist nur die Vergleichbarkeit. Eine Freihändige Vergabe ist an die VOB/A gebunden, dies ist beim Direktauftrag gerade nicht der Fall. Beispielsweise gelten dadurch keine Fristen, keine Produktneutralität und auch ein telefonischer Kontakt ist zulässig.
Was ist zu tun, wenn im Rahmen eines Direktauftrags drei Firmen angefragt wurden, aber nur ein Angebot eingeht?
Wenn nur ein Angebot vorliegt, kann die Wirtschaftlichkeit auch durch andere Vergleichspreise, z.B. aus früheren Beauftragungen dargelegt werden. Sofern dies nicht gelingt, ist es auch möglich, bei Unternehmen, die kein Angebot abgegeben haben, eine telefonische Preisauskunft einzuholen und dies zu dokumentieren. Es können auch weitere Unternehmen angefragt werden. Es müssen nicht Preise gleicher Art sein. Es ist aber zu prüfen, ob die Preise vergleichbar sind.
Wenn ich ein Angebot von einer Firma habe, muss ich dann nur die Hauptpositionen mit drei Vergleichspreisen prüfen? Also zum Beispiel ein Angebot einer Dachsanierung nur die Pos. der Dachdichtung.
Es geht um eine Plausibilitätsprüfung des Angebots mit vergleichbaren Preisen. Dies ist im konkreten Einzelfall zu prüfen und dokumentieren. Ein Angebot mit niedrigen Hauptpositionen, aber hohen Nebenpositionen, könnte nicht wirtschaftlich sein.
Ist – im Hinblick auf kommunale Vergaberichtlinien - die Wahl des Vergabeverfahrens (z. B. öffentliche Ausschreibung, beschränkte Ausschreibung ohne TW etc.) auch unterhalb der aktuellen Schwellenwerte von 100.000 Euro / 750.000 Euro frei?
Ja, ein Mehr an Verfahren über die Vorgaben des Vergabeerlass für Direktaufträge hinaus ist immer zulässig.
Gelten die Vergabefreigrenzen auch bei Projekten mit Gesamtwert über EU-Schwellenwert für die 20% der Vergaben, die ich national tätigen darf?
Ja.
Was bedeutet die Vorgabe, zwischen beauftragten Unternehmen zu wechseln?
Auftraggeber sollen im Sinne des Wettbewerbs, zwischen den zur Angebotsabgabe aufgeforderten Unternehmen wechseln und auch den zur Angebotsabgabe aufgeforderten Kreis regelmäßig ändern.
Ein Wechsel der beauftragten Unternehmen ist auch beim Direktauftrag erforderlich. Hier sollen die zu einer Preisabgabe aufgeforderten Unternehmen abwechselnd berücksichtigt werden. In begründeten Fällen (beispielsweise, wenn die Leistung nur von einem Unternehmen erbracht werden kann in Anlehnung an § 8 Abs. 4 Nr. 10 UVgO oder bei der Beschaffung von Leistungen des ursprünglichen Auftragnehmers in Anlehnung an § 8 Abs. 4 Nr. 12 UVgO) kann davon abgesehen werden. Dies ist zu dokumentieren.
Ab welchem Betrag, muss eine Meldung in der HAD erfolgen? Muss bei Direktaufträgen eine Ex-Post Transparenz erfolgen?
Eine Meldung hat lediglich bei Vergabeverfahren nach dem HVTG zu erfolgen. Also bei mehr als 100.000€ (LuD) oder 750.000€ (Bau).
Direktaufträge unterliegen keiner Bekanntmachungspflicht.
Wird es ein Muster-Formular für die Dokumentation eines Direktauftrags geben? gestellt?
Es besteht keine Verpflichtung, ein einzelnes Dokument mit dem gesamten Beschaffungsvorgang vergleichbar eines Vergabevermerks in der Oberschwelle zu erstellen. Es ist ausreichend, die einzelnen Schritte zu dokumentieren, z.B. durch Speichern einzelner Dateien oder E-Mails im Vorgang. Auf Vollständigkeit der Vorgaben aus Teil 2 des Vergabeerlasses ist zu achten.
Es wird noch im Herbst 2026 ein Muster-Formular zur Verfügung gestellt.